1. Wie we zijn (de verwerkingsverantwoordelijke)

SplitTrove is een mobiele app waarmee vriendengroepen en uitgavengroepen samen gedeelde spaargelden en uitgaven bijhouden ("SplitTrove", "de app", "wij", "ons", "onze").

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

• [NAAM VERANTWOORDELIJKE]
• KvK-nummer: [KVK-NUMMER]
• Adres: [VESTIGINGSADRES], Nederland
• Privacycontact: privacy@splittrove.com

We hebben geen wettelijk verplichte Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat dit voor ons niet verplicht is. Voor elke privacyvraag kun je terecht bij het bovenstaande contactadres.

2. Reikwijdte van deze verklaring

Deze verklaring geldt voor de SplitTrove-app, deze website en bijbehorende diensten. Ze legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, op welke grondslag, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Ze geldt ook voor mensen die SplitTrove zelf niet gebruiken, maar er wel in voorkomen doordat een crew-beheerder hun naam — en soms hun e-mailadres — heeft ingevoerd om ze uit te nodigen of ze een plek in de boekhouding van de crew te geven. Waar deze verklaring "jij" zegt, gaat het ook over hen.

Waar de app verwijst naar diensten van derden (bijvoorbeeld de Apple App Store of Google Play), gelden hun eigen privacyverklaringen voor hun verwerking.

3. Welke gegevens we verzamelen

Het meeste hiervan verzamelen we rechtstreeks van jou en automatisch via je gebruik van de app. Eén categorie wijkt af: de gegevens van mensen die voor een crew worden uitgenodigd, komen van de beheerder die ze invoert en niet van de betrokkene zelf. Wij nemen zelf geen contact met hen op — meestal hebben we geen betrouwbare manier om hen te bereiken, en van iemand die alleen met een naam is ingevoerd hebben we helemaal geen contactgegevens. We beroepen ons daarom op de uitzondering van art. 14 lid 5 sub b AVG en maken deze verklaring in plaats daarvan openbaar. Sta je zo in een crew en wil je dat liever niet, mail dan privacy@splittrove.com — zie §13. We kopen geen persoonsgegevens van derden.

Over foto's apart. Een foto zegt vaak veel meer over iemand dan het bedrag waar hij bij hoort — gezondheid, overtuigingen, relaties, waar iemand was en met wie. SplitTrove is daar niet voor gebouwd. Upload dus geen medische stukken, identiteitsbewijzen of ander materiaal dat je de hele crew niet zou geven. We verwijderen geen metadata zoals EXIF uit wat je uploadt, dus een foto kan nog steeds het tijdstip en de locatie van de opname bevatten. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je een foto van iemand anders mag delen; staat er een foto van jou zonder dat je dat wilde, gebruik dan de meldroute uit de voorwaarden of mail privacy@splittrove.com.

4. Grondslagen voor de verwerking

We verwerken persoonsgegevens alleen als de AVG dat toestaat. De grondslagen (art. 6 lid 1 AVG) zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b): om je account aan te maken en te laten werken en de kernfuncties te leveren — en, zodra we betaalde abonnementen aanbieden, om het abonnement dat je koopt te leveren.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a): voor optionele push-/e-mailmeldingen en optionele functies die dit vereisen. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor eerdere verwerking.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): om de dienst veilig te houden, misbruik en fraude te voorkomen, fouten te herstellen en de app te verbeteren; om de gedeelde boekhouding van een crew compleet en controleerbaar te houden, ook nadat iemand vertrekt of zijn account verwijdert, omdat de saldi van de andere leden uit die cijfers zijn opgebouwd; en om het activiteitenlog te bewaren zodat een crew kan zien wat er met de eigen administratie is gebeurd. We wegen deze belangen af tegen jouw rechten en je kunt bezwaar maken (zie §13).
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c): om gegevens te bewaren die we wettelijk moeten bewaren — bijvoorbeeld onze eigen financiële en fiscale administratie, zodra er betaalde transacties te administreren zijn.

5. Waarvoor we je gegevens gebruiken

• Om je account aan te maken en je te laten inloggen.
• Om de kernfuncties te laten werken: saldo's, uitgaven, stortingen, reserveringen en foto's binnen je crews bijhouden.
• Om je naam en saldo's te tonen aan andere leden van dezelfde crew (dat is het doel van een gedeelde crew).
• Om per crew een activiteitenlog bij te houden, zodat leden en beheerders kunnen zien wat er met de administratie van de crew is gebeurd.
• Om je e-mailadres te bevestigen, en om een uitnodiging aan je account te koppelen als iemand je per e-mail heeft uitgenodigd.
• Om betaalde abonnementen te leveren en te administreren, en de wettelijk vereiste administratie te voeren, zodra we die aanbieden.
• Om de meldingsvoorkeuren die je instelt te onthouden en om je supportvragen te beantwoorden.
• Om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen en problemen op te lossen.
• Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

6. Cookies & lokale opslag

De SplitTrove-app slaat gegevens op je apparaat op (zoals een lokale cache en je inlogsessie) zodat de app betrouwbaar en offline werkt. Dit is strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst.

Deze website gebruikt alleen functionele/strikt noodzakelijke opslag (bijvoorbeeld om je taalkeuze te onthouden). We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en geen analytics van derden die je over verschillende sites volgen.

8. Wie je gegevens kan zien

Leden van een crew kunnen de namen, saldo's, entries, stortingen en goedgekeurde foto's binnen die crew zien — dat is de kern van een gedeelde crew. Via je privacy-instellingen kun je een deel van de zichtbaarheid aanpassen.

Niet iedereen in een crew ziet hetzelfde:

• Gasten krijgen een beperkt beeld: ze zien de namen van de leden, maar niet de bedragen van anderen, en alleen de events waar ze zelf aan meedoen.
• Beheerders kunnen het volledige activiteitenlog van de crew lezen (§3). Een gewoon lid ziet daarin alleen zijn eigen regels.
• Nadat je je account verwijdert blijven je naam en de bedragen die je hebt vastgelegd zichtbaar voor de leden van die crew. Je account zelf is weg — zie §11 en §18.

Er is één situatie waarin de toegang tot een hele crew overgaat. Verlaat de laatste persoon met een account een crew, dan blijft die crew compleet bestaan maar kan niemand hem nog openen, en wordt er één eigendomscode gemaakt en getoond aan degene die vertrekt. Wie die code inwisselt wordt eigenaar van die crew en ziet daarin alles — namen, bedragen, entries en foto's — en neemt óf een van de vrije stoelen in de boeken over, óf maakt een nieuwe stoel op zijn eigen naam aan. Het overnemen van een stoel verplaatst de boekhouding, niet het geld: er gaat geen schuld, vordering of betaling mee over, naar wie dan ook.

Wij tonen die code één keer, aan de vertrekkende eigenaar, en kunnen hem niet herstellen of opnieuw uitgeven. Wat er daarna mee gebeurt ligt buiten onze macht, en daarom zegt de app er onomwonden bij dat hij als sleutel tot de crew behandeld moet worden. Hij komt pas in beeld als er geen accounthouder meer over is, dus er is niemand in de crew om te waarschuwen — precies het feit dat de code überhaupt nodig maakt. Denk je dat een code is ingewisseld door iemand die hem niet hoort te hebben, mail dan privacy@splittrove.com; wij kunnen zien wanneer een crew van eigenaar wisselde en daarop handelen.

We verkopen je persoonsgegevens niet en delen ze niet met derden voor advertenties. We delen gegevens alleen met de verwerkers in §9 en waar de wet dit vereist.

9. Verwerkers & ontvangers

We werken met zorgvuldig gekozen dienstverleners ("verwerkers") die gegevens namens ons verwerken onder een verwerkersovereenkomst, en met andere ontvangers waar nodig:

Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar via privacy@splittrove.com.

10. Doorgifte buiten de EER

"Waar staan je gegevens" heeft geen enkel antwoord, omdat de diensten waarop de app is gebouwd verschillend gehost worden. In plaats van een gemiddelde te geven, hier het werkelijke beeld per dienst:

Eerlijk samengevat: de boekhouding van de crew blijft in de EU, maar je inloggegevens niet, en dat kan ook niet anders. Apple en Google verwerken daarnaast gegevens in de Verenigde Staten in verband met de distributie van de app.

Bij doorgifte buiten de EER baseren we ons op passende waarborgen onder de AVG, in het bijzonder de Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU–VS Data Privacy Framework. Een kopie van de relevante waarborgen kun je opvragen via privacy@splittrove.com.

11. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Account & app-content: zolang je account en crews bestaan.
• Als je je account verwijdert — wat weg gaat: je account en inloggegevens, je e-mailadres, je profielfoto, je gebruikersprofiel en elke uitnodiging die nog op jouw adres openstaat. Die verdwijnen direct uit de actieve systemen. Firebase Authentication verwijdert zijn kopie daarna binnen 180 dagen uit live- en back-upsystemen — dat is de termijn die onze provider hanteert, en die kunnen wij niet korter maken.
• Als je je account verwijdert — wat blijft: de naam waaronder je in een crew stond, samen met de entries, stortingen, verrekeningen, saldi en activiteitenlog-regels van die crew. De boekhouding van een crew is een gedeeld verslag: de saldi van de andere leden worden uit jouw bedragen berekend, dus die regels zijn net zo goed hún gegevens, en ze weghalen zou de administratie van alle anderen onjuist maken. Zie §13 voor hoe zich dat verhoudt tot je recht op verwijdering, en §18 voor het hele beeld.
• Het activiteitenlog: niemand kan vanuit de app een regel wijzigen of verwijderen — niet degene die hem schreef, geen beheerder, ook onze support niet. Dat wordt door de databaseregels afgedwongen, en dat is bewust: een gedeeld verslag van wie wat deed is waardeloos als het stilletjes herschreven kan worden. Het ligt daarmee niet buiten ons bereik: op databaseniveau kunnen wij regels corrigeren, beperken, anonimiseren of verwijderen, en dat doen we waar de wet ons daartoe verplicht.
• Crews: een crew wordt nooit verwijderd door gebruikers — niet door een lid, niet door een beheerder, ook niet door de eigenaar, en de volledige historie blijft bestaan als de laatste accounthouder vertrekt. Een lid kan een crew wel voor zichzelf verbergen; voor de anderen verandert er dan niets. Wij kunnen zelf nog wel ingrijpen in een crew waar de wet dat vereist of waar een crew duidelijk verlaten is. Een stoel die voor een uitgenodigde is aangemaakt blijft bestaan tot een beheerder hem intrekt.
• Openstaande uitnodigingen: een ongebruikte uitnodiging, inclusief het e-mailadres waaraan hij is gericht, verloopt 90 dagen na verzending en wordt kort daarna automatisch verwijderd. Ben je uitgenodigd en nooit toegetreden, dan kun je dat adres ook eerder laten verwijderen — zie §13. Een eigendomscode voor een crew is technisch hetzelfde soort record, maar verloopt bewust niet: het is de enige manier om een crew te heropenen waarvan de eigenaar is vertrokken, en een verlopen code zou die crew permanent onbereikbaar maken.
• Financiële/fiscale administratie: zodra we betaalde abonnementen aanbieden, bewaren we de transactie- en factuurgegevens die deel uitmaken van onze eigen wettelijk verplichte bedrijfsadministratie gedurende de toepasselijke termijn (7 jaar volgens de Nederlandse belastingwet). Die plicht geldt voor ónze boeken — niet voor crewbedragen, foto's, namen of activiteitenlogs. Er zijn vandaag geen betaalde transacties, dus op deze grond bewaren we niets.
• Supportcorrespondentie: doorgaans maximaal 24 maanden.
• Beveiligings-/diagnoselogs: alleen zolang nodig voor beveiliging en probleemoplossing.

12. Hoe we je gegevens beschermen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport (HTTPS/TLS), toegangscontrole en authenticatie via Firebase, server-side beveiligingsregels die bepalen wie welk record mag lezen of schrijven, en het principe van dataminimalisatie. Geen enkele dienst is 100% veilig, maar we doen ons best je gegevens te beschermen en je en de toezichthouder te informeren bij een datalek waar de wet dat vereist.

13. Je rechten

Onder de AVG heb je recht op:

• Inzage — een kopie van de persoonsgegevens die we van je hebben.
• Rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren.
• Verwijdering — je gegevens laten wissen ("recht op vergetelheid"). Je account, e-mailadres en profielfoto worden gewist als je je account verwijdert (§18). Wat je in de boekhouding van een crew hebt vastgelegd wordt daarbij níét gewist: die cijfers zijn ook de gegevens van de andere leden — hun saldi worden eruit berekend — en ze weghalen zou de administratie van de groep onjuist maken. Dat belang wegen we af tegen het jouwe op grond van art. 17 lid 1 AVG, en we beroepen ons op art. 17 lid 3 sub e waar een vastlegging nodig is om een rechtsvordering over geld tussen leden in te stellen of te verdedigen. Dat is een afweging per geval, geen algemene vrijstelling: waar je naam los te maken is van de cijfers die de anderen nodig hebben, kijken we juist daarnaar.
• Beperking — de verwerking in bepaalde gevallen beperken.
• Overdraagbaarheid — je gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming — op elk moment, waar verwerking op toestemming berust.

Veel gegevens kun je direct in de app aanpassen: je naam en foto onder Profiel, je voorkeuren onder Instellingen, en je account verwijderen onder Account → Mijn account verwijderen (§18).

Heb je geen account maar sta je wel in een crew — omdat een beheerder je naam, of je e-mailadres, heeft ingevoerd om je uit te nodigen — dan heb je deze rechten ook. Mail privacy@splittrove.com en we verwijderen je e-mailadres en, voor zover de boekhouding van de crew dat toelaat, je naam.

Voor andere verzoeken mail je privacy@splittrove.com. We reageren binnen één maand, zoals de AVG voorschrijft; is een verzoek complex, dan mogen we daar maximaal twee maanden bij nemen en laten we je dat — met de reden — binnen die eerste maand weten. We kunnen je vragen te bevestigen wie je bent voordat we handelen, zodat niemand anders via jouw rechten bij jouw gegevens komt. Raakt een verzoek gegevens die ook van andere crewleden zijn, dan geven we je wat van jou is en leggen we uit wat we niet kunnen verstrekken. Je rechten uitoefenen is gratis, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

14. Recht om een klacht in te dienen

Als je vindt dat we je gegevens onrechtmatig verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Je kunt je ook wenden tot de toezichthouder in je eigen EU-land. We stellen het op prijs als je je zorg eerst aan ons voorlegt.

15. Geautomatiseerde besluitvorming & profilering

We gebruiken je persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen, en we profileren je niet voor advertenties. Saldo's worden rekenkundig berekend uit de cijfers die je invoert; dat is geen profilering.

16. Kinderen

SplitTrove is niet bedoeld voor kinderen onder de 16, en we laten niet bewust iemand onder de 16 een account aanmaken.

Meer dan dat kunnen we niet beweren. Een crew-beheerder kan de naam van een kind invoeren om het een stoel in de boekhouding te geven, en op foto's bij een event kunnen kinderen staan — in beide gevallen bereiken die gegevens ons via een volwassene, niet via het kind. We vragen beheerders het eerste niet te doen en bij het tweede na te denken. Zijn er gegevens van een kind in SplitTrove terechtgekomen die er niet horen, mail dan privacy@splittrove.com en we verwijderen ze.

17. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met de datum en het versienummer hierboven. Belangrijke wijzigingen kondigen we waar passend aan in de app of per e-mail.

18. Je account verwijderen

Je kunt je account zelf verwijderen, in de app, onder Account → Mijn account verwijderen. Geen verzoek, geen wachttijd: jij doet het, en het gebeurt meteen.

Voordat het doorgaat laat de app zien wat er met elke crew gebeurt waar je in zit. Voor een crew waarvan jij eigenaar bent moet eerst één van twee dingen geregeld zijn:

• heeft iemand anders in die crew een account, dan draag je de crew aan hem of haar over;
• heeft niemand daar een account, dan blijft de crew met de volledige historie bestaan maar kan hij niet meer geopend worden — en krijg je één eigendomscode te zien waarmee hij weer opengaat. Wie die code inwisselt wordt eigenaar van die crew en neemt óf een van de vrije stoelen in de boeken over, óf begint er een nieuwe op zijn eigen naam. Dat kun jij zelf zijn, later, met een nieuw account. Je krijgt de code te zien vóórdat er iets verwijderd wordt, want daarna is er geen account meer om hem aan te tonen, en wij kunnen een verloren code niet herstellen of opnieuw uitgeven.

Daarna bevestig je met je wachtwoord. Vanaf dat moment is het onomkeerbaar.

Wat verwijderd wordt: je account en inloggegevens, je e-mailadres, je profielfoto, je gebruikersprofiel, en uitnodigingen die nog op jouw adres openstaan.

Wat blijft staan: de naam waaronder je in een crew stond, en alles wat daaraan hangt — entries, stortingen, verrekeningen, saldi en activiteitenlog-regels. Foto's die je aan events en entries van een crew hebt toegevoegd blijven ook staan: die horen bij het gedeelde album van die crew, en alleen je profielfoto is van jou alleen. Dit is de boekhouding van de groep en de saldi van de andere leden worden eruit berekend; §11 en §13 leggen uit waarom het blijft staan en op welke grond. Je stoel wordt een vrije stoel waar een beheerder iemand anders voor kan uitnodigen.

Kun je niet bij de app — bijvoorbeeld omdat je geen toegang meer hebt tot je account — mail dan privacy@splittrove.com en wij handelen de verwijdering voor je af. Heb je helemaal geen account maar sta je wel in een crew omdat iemand je heeft uitgenodigd, zie dan §13.

19. Contact

Vragen over deze verklaring of je gegevens? Mail privacy@splittrove.com of schrijf naar [NAAM VERANTWOORDELIJKE], [VESTIGINGSADRES], Nederland.